Copilot dla firm i Power Automate w Microsoft 365

Copilot potrafi przygotować podsumowanie spotkania, napisać odpowiedź na wiadomość i przeanalizować dokument. Power Automate może natomiast przekazać dane z formularza do odpowiedniej osoby, wysłać przypomnienie albo uruchomić proces akceptacji.

Oba rozwiązania są częścią ekosystemu Microsoft, ale nie wszystkie ich funkcje są dostępne w podstawowym abonamencie. Część możliwości użytkownik otrzymuje razem z Microsoft 365, a bardziej zaawansowane funkcje wymagają dodatkowej licencji.

W tym poradniku wyjaśniamy, czym różni się bezpłatny Copilot Chat od płatnego Copilota dla firm, co można zautomatyzować w Power Automate oraz jaki plan Microsoft 365 wybrać.

Copilot Chat a Microsoft 365 Copilot – najważniejsza różnica

Na początku trzeba rozdzielić dwa rozwiązania, które często występują pod wspólną nazwą Copilot.

Microsoft 365 Copilot Chat jest dostępny bez dodatkowych opłat dla uprawnionych użytkowników korzystających z firmowego konta Microsoft 365. Pozwala prowadzić rozmowy z AI, przygotowywać teksty, porządkować informacje, analizować przesłane pliki i korzystać z danych dostępnych w internecie.

Bez dodatkowej licencji Copilot Chat nie przeszukuje jednak automatycznie firmowej poczty, kalendarza, dokumentów w OneDrive i SharePoint ani rozmów prowadzonych w Teams. Użytkownik musi samodzielnie przekazać mu potrzebne informacje lub załączyć plik.

Microsoft 365 Copilot w płatnej wersji może pracować na danych organizacji dostępnych przez Microsoft Graph. Dzięki temu korzysta z wiadomości, spotkań, dokumentów i innych informacji, do których dany użytkownik ma już dostęp.

To właśnie ta wersja integruje Copilota z programami takimi jak Word, Excel, PowerPoint, Outlook i Teams.

Co Copilot dla firm może zrobić w codziennej pracy?

Copilot dla firm nie zastępuje pracownika, ale może skrócić czas wykonywania wielu powtarzalnych czynności. Największe korzyści pojawiają się tam, gdzie firma pracuje na dużej liczbie wiadomości, dokumentów, spotkań i danych.

• Outlook: streszczanie długich wątków, przygotowywanie odpowiedzi i porządkowanie najważniejszych informacji.
• Teams: podsumowanie spotkania, wskazanie ustaleń i przygotowanie listy zadań.
• Word: tworzenie pierwszej wersji dokumentu, redagowanie treści i streszczanie materiałów.
• Excel: analiza danych, wyszukiwanie zależności i pomoc w przygotowaniu zestawień.
• PowerPoint: tworzenie prezentacji na podstawie dokumentu lub przygotowanego opisu.
• Microsoft 365: wyszukiwanie informacji rozproszonych pomiędzy pocztą, plikami, kalendarzem i spotkaniami.

Efekt zależy od jakości danych oraz uprawnień użytkownika. Jeżeli dokument jest nieaktualny albo pracownik nie ma do niego dostępu, Copilot również nie powinien wykorzystywać jego zawartości.

Co Power Automate daje w ramach Microsoft 365?

Power Automate służy do automatyzowania procesów. W odróżnieniu od Copilota nie tylko podpowiada, co zrobić, ale może uruchomić wcześniej zdefiniowaną akcję.

Wybrane plany Microsoft 365 zawierają podstawowe uprawnienia do tworzenia przepływów wykorzystujących standardowe konektory. Pozwala to łączyć popularne usługi Microsoft, takie jak Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Microsoft Forms i Planner.

1. Klient wypełnia formularz Microsoft Forms.
2. Dane zostają zapisane na liście SharePoint.
3. Power Automate wysyła powiadomienie do odpowiedniej osoby w Teams.
4. Pracownik otrzymuje zadanie wraz z terminem realizacji.
5. Klient automatycznie dostaje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

Bez automatyzacji każdą z tych czynności trzeba wykonać ręcznie. Przy kilku zgłoszeniach różnica może być niewielka, ale przy kilkudziesięciu lub kilkuset sprawach miesięcznie oszczędność czasu staje się wyraźna.

Kiedy potrzebna jest dodatkowa licencja Power Automate?

Podstawowe uprawnienia dostępne w Microsoft 365 nie obejmują wszystkich scenariuszy. Dodatkowa licencja może być potrzebna, jeśli przepływ korzysta z konektorów premium, niestandardowych konektorów, lokalnej bramy danych albo zaawansowanej automatyzacji procesów.

Dotyczy to między innymi integracji z wybranymi systemami ERP, CRM, bazami danych oraz aplikacjami spoza podstawowego środowiska Microsoft 365. Osobnych uprawnień mogą wymagać również automatyzacje aplikacji desktopowych i procesy działające bez udziału użytkownika.

Jakiej licencji potrzebuje firma?

Microsoft 365 Copilot można dodać do kilku planów biznesowych. Nie zawsze trzeba więc od razu wybierać najdroższy pakiet. Licencja bazowa powinna odpowiadać temu, jak pracownicy korzystają z poczty, aplikacji Office, urządzeń i zabezpieczeń.

Microsoft 365 Business Standard jako baza dla Copilota

Microsoft 365 Business Standard jest naturalnym punktem wyjścia dla firmy, która potrzebuje klasycznych aplikacji Office instalowanych na komputerach, poczty Exchange, Teams oraz przestrzeni OneDrive i SharePoint.

Do takiego planu można dobrać licencję Copilot dla pracowników, którzy rzeczywiście będą korzystać z AI w Wordzie, Excelu, Outlooku i Teams. Nie ma konieczności kupowania dodatku dla wszystkich użytkowników jednocześnie.

W wielu firmach sensowne jest rozpoczęcie od kilku osób pracujących intensywnie z dokumentami, ofertami, analizami i spotkaniami. Po okresie testowym można ocenić, gdzie Copilot faktycznie skraca czas pracy.

Kiedy wybrać Microsoft 365 Business Premium?

Business Premium warto rozważyć wtedy, gdy firma oprócz aplikacji biurowych potrzebuje rozbudowanego zarządzania urządzeniami i zabezpieczeniami.

• zarządzanie komputerami i urządzeniami mobilnymi przez Microsoft Intune,
• kontrola dostępu do firmowych zasobów,
• ochrona urządzeń przy użyciu Microsoft Defender for Business,
• wdrażanie zasad bezpieczeństwa i konfiguracji z jednego miejsca,
• możliwość zdalnego zabezpieczenia danych na zarządzanych urządzeniach.

Sam Copilot nie zastępuje zabezpieczeń. Im więcej danych firma przechowuje w Microsoft 365, tym ważniejsze stają się poprawnie skonfigurowane konta, uprawnienia, uwierzytelnianie wieloskładnikowe i zasady dostępu.

Jak wdrożyć Copilota i Power Automate w firmie?

Najlepszym początkiem nie jest zakup licencji dla całej organizacji, ale wybór kilku konkretnych procesów. Dzięki temu można zmierzyć efekt wdrożenia i ograniczyć koszty testów.

1. Wybierz grupę pilotażową. Najlepiej osoby pracujące z dużą liczbą wiadomości, dokumentów lub spotkań.
2. Sprawdź strukturę danych i uprawnień. Warto uporządkować SharePoint, OneDrive i zespoły w Teams.
3. Wskaż powtarzalne czynności. Mogą to być zgłoszenia, akceptacje, przypomnienia lub raporty.
4. Dobierz licencje. Nie każdy pracownik potrzebuje tych samych funkcji AI.
5. Zmierz rezultat. Porównaj czas realizacji zadania przed wdrożeniem i po automatyzacji.
6. Przeszkol użytkowników. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie dane mogą przekazywać AI i jak sprawdzać odpowiedzi.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu Copilota

• kupowanie licencji dla wszystkich bez wcześniejszego pilotażu,
• brak kontroli nad uprawnieniami do dokumentów i zespołów,
• oczekiwanie, że Copilot sam naprawi nieaktualne dane,
• brak szkolenia dotyczącego tworzenia poleceń i sprawdzania odpowiedzi,
• automatyzowanie procesu, który wcześniej nie został uporządkowany,
• pomijanie zasad bezpieczeństwa i kopii zapasowych Microsoft 365.

Czy Microsoft 365 tworzy pełny backup danych?

Microsoft zapewnia dostępność swojej infrastruktury oraz mechanizmy retencji i odzyskiwania dostępne w ramach poszczególnych usług. Nie oznacza to jednak, że każda firma automatycznie otrzymuje niezależną kopię zapasową wszystkich danych przechowywaną przez dowolnie długi czas.

Przypadkowe usunięcie danych, błędna synchronizacja, działanie złośliwego oprogramowania lub celowe skasowanie informacji mogą wymagać niezależnego backupu Exchange, OneDrive, SharePoint i Teams.

Dlatego wdrożenie warto uzupełnić o backup Microsoft 365 przechowywany poza podstawowym środowiskiem produkcyjnym.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Copilot dla firm i Power Automate rozwiązują dwa różne problemy. Copilot pomaga pracownikowi analizować informacje i tworzyć treści, natomiast Power Automate wykonuje wcześniej zaplanowane czynności pomiędzy aplikacjami.

Microsoft 365 Business Standard będzie dobrym punktem wyjścia dla organizacji potrzebującej poczty, Teams i aplikacji Office. Business Premium sprawdzi się tam, gdzie ważne są również centralne zarządzanie urządzeniami i rozszerzona ochrona. Licencje Copilot i Power Automate należy dobrać do konkretnych użytkowników oraz procesów.